課程背景：
數百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設計，通過兩天系統化的梳理和強化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導。

課程收益：
1、了解專業(yè)秘書/助理的職責與角色，明確行政管理必須掌握的各項專業(yè)知識工作
2、學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理
3、了解不同風格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關系協調能力
4、學習專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業(yè)的形象
5、提升公文寫作方法與技巧
6、策劃和組織大型會議與活動
7、正確管理情緒與排解壓力

課程時間：2天，6小時/天
授課對象：專業(yè)人事行政、各部門秘書助理，及有志從事文秘工作的人士
授課方式：啟發(fā)式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練

課程大綱：
第一講：專業(yè)秘書/助理的角色認知
一、專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值
1、行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
2、企業(yè)需要什么樣的行政人員
二、認清秘書/助理的十四項職責
三、專業(yè)秘書/助理必備的技能與素質
四、準確自我定位
1、初級：事務性文員
2、中級：事務性文員＋協助管理
3、高級：獨立管理＋事務處理
五、專業(yè)秘書/助理的工作法則
1、擺正位置
2、積極主動
3、細心準確
4、嚴守機密
5、誠懇有禮

第二講：如何提升文秘工作效率
一、高效率的文檔管理技巧
1、文檔管理的方法、原則及流程
2、高效名片管理-大大提升老板業(yè)務能力
3、如何運用信息科技進行客戶關系管理
4、高效助理秘書必備之文書管理技巧
5、如何成為全方位信息整合工作者
二、如何為上司與自己管理時間
1、80/20原理的應用
2、優(yōu)先級的排定
3、避免秘書人員的時間管理陷阱
4、如何優(yōu)化上司的時間安排
三、會議管理技巧
1、會議 ( 活動 ) 的種類
2、會議的流程管理：會前準備；會中協助；會后管理
3、會議記錄訓練
4、如何成為優(yōu)秀的項目主持人
四、項目性活動的管理
1、項目管理內容
2、大型活動的關鍵節(jié)點控制
3、常規(guī)活動如何推陳出新
五、上司出差行程管理技巧
1、行前安排
2、為上司搜集資料
3、制定完備行程表
第三講：專業(yè)秘書/助理人際溝通技巧
一、成功溝通的秘訣
1、溝通的定義
2、溝通的雙向性
3、保證溝通成功的三原則
二、有效職場溝通技巧
1、人際風格的類型：DISC工具導入
2、如何與上司溝通
3、如何與同事溝通
4、如何與客戶溝通
三、上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
1、積極傾聽
2、同理心
3、正向引導法
4、贊美法

第四講：專業(yè)秘書/助理的形象塑造
一、女性行政人員的著裝要求
1、職業(yè)裝的選擇
2、鞋、襪、包的搭配
3、巧用首飾、絲巾及其它配飾
二、男性行政人員的著裝要求
1、公務西裝的選擇
2、穿西裝的十大誤區(qū)
3、襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配
三、專業(yè)秘書/助理的場合著裝
1、正式嚴肅的會議場合
2、商務休閑的辦公場合
3、優(yōu)雅從容的社交場合
四、合宜的儀表修飾
化妝、修面、發(fā)型
五、專業(yè)的儀態(tài)
站、坐、走、蹲、手勢、微笑
第五講：專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧
一、商務用語禮儀
1、交談禮儀
2、接打電話禮儀與技巧
3、電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
二、商務往來禮儀
1、專業(yè)的接待態(tài)度
2、招呼技巧
3、介紹時的原則
4、握手技巧
5、交換名片
6、行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
7、不同的送客方式
8、拜訪的宜與不宜
9、饋贈禮儀
三、商務餐飲禮儀
1、中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
2、西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

第六講：辦公室綜合管理
一、辦公室管理制度的建立與推行
1、大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別
2、如何制定具體的管理制度
三、辦公室環(huán)境管理
1、辦公環(huán)境常識：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調
2、5S管理
3、辦公室布置原則
三、辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理
1、不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2、辦公設備和公共設施的日常管理
3、文具等辦公用品的采購和預算
4、固定資產管理
四、后勤崗位員工管理
前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務、雜志
五、公共關系管理
1、如何與媒體共舞
2、如何與政府溝通
3、面對突發(fā)事件的軟處理與硬處理

第七講：實用公文寫作
一、公文寫作概述
1、公文的類別和行文關系
2、公文寫作四大原則
3、公文寫作六大步驟
4、公文寫作的規(guī)范：格式、時間、空間、職務、數字、層次及計量單位等
二、企業(yè)常用公文的寫作
1、通知
2、請示與報告
3、批復
4、函
5、會議紀要
6、工作總結
7、工作計劃
8、演講稿
三、簡潔有效地使用電子郵件
1、書寫原則
2、書寫技巧：發(fā)送對象、標題、內容、簽名欄
3、電子郵件溝通禮儀
四、制作專業(yè)的工作簡報（PPT）
1、明確目標、分析聽眾
2、設定邏輯：金字塔寫作原則
3、如何選用文字、圖表和動畫讓PPT更精彩
4、演示PPT：開場白和結束語
5、巧妙幫助上司熟悉PPT

第八講：情緒與壓力管理
一、如何提高自我情緒覺察力
1、辨識自己的情緒
2、先處理心情，再處理事情
二、如何處理工作上的負面情緒
1、憤怒管理的秘訣
2、你的壓力指數是多少
3、如何管理壓力
三、遇到挫折，如何自我激勵
如何建立樂觀思維

結束語
1、分享與回顧
2、行動計劃